Минтранс утвердил порядок действий при сбоях в работе ЭПД

Минтранс России утвердил «Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД. Версия 1.0». Документ посвящён работе участников перевозки в случаях, когда недоступны сервисы Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) или информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), а также при регламентных работах.

Для импортёра, экспортёра, перевозчика и экспедитора это практический порядок на случай, когда электронный документооборот сопровождает доставку груза, но доступ к системе временно отсутствует. Регламент охватывает обмен документами между участниками перевозки, уведомление контрагентов, дорожные проверки и отдельные ситуации, когда перевозочный документ может быть оформлен на бумаге.

Какие ситуации регулирует документ

Нештатными ситуациями названы сбои и недоступность сервисов более одного часа, а также недоступность систем во время регламентных работ. Регламент предусматривает действия при трёх группах обстоятельств:

• недоступности ГИС ЭПД;
• недоступности ИС ЭПД, через которую контрагенты обмениваются электронными документами;
• изъятиях при оформлении ЭПД, включая отсутствие доступа к интернету.

ГИС ЭПД принимает от операторов ИС ЭПД электронные перевозочные документы и содержащиеся в них сведения, обрабатывает и хранит их, а также представляет документы и сведения органам государственной власти. ИС ЭПД обеспечивает обмен ЭПД между участниками информационного взаимодействия и направление таких документов в ГИС ЭПД.

Под ЭПД понимается совокупность файлов обмена информацией, относящихся к одному виду электронного перевозочного документа. В системе используются, в частности, электронная транспортная накладная, электронная грузовая накладная, электронная железнодорожная накладная, электронный заказ и заявка, электронный путевой лист, электронное поручение экспедитору, электронная экспедиторская и складская расписки.

Если недоступна ГИС ЭПД

При сбое оператор ГИС ЭПД должен незамедлительно принять неотложные меры для восстановления работоспособности системы. Не позднее двух часов с момента фиксации нештатной ситуации он оповещает участников информационного взаимодействия и операторов ИС ЭПД по доступным каналам.

В числе предусмотренных способов уведомления — публикация информации о времени начала и окончания ситуации на портале ГИС ЭПД, электронная почта контактных лиц и рабочий чат контактных лиц операторов ИС ЭПД.

В период недоступности ГИС ЭПД операторы ИС ЭПД продолжают обменивать ЭПД и сведения между участниками в соответствии с действующими порядками обмена, но не направляют эти документы и сведения в ГИС ЭПД. После окончания сбоя или регламентных работ операторы направляют в ГИС ЭПД все документы, накопленные за этот период, в соответствии с разделом 6 документа «ГИС ЭПД. Регламент информационного взаимодействия с ИС ЭПД».

Получив сообщение от оператора ГИС ЭПД, оператор ИС ЭПД должен в течение всего периода недоступности или регламентных работ информировать подключённых контрагентов. Для грузовладельца это означает, что статус обмена документами следует отслеживать также через своего оператора ИС ЭПД, а не только по доступности ГИС ЭПД.

Проверка документов в дороге при сбое

Если в период нештатной ситуации ЭПД необходимо проверить на дороге, водитель предъявляет документ одним из двух способов:

• через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД;
• в виде копии ЭПД на бумажном носителе со штампом электронной подписи.

Такой порядок указан для проверок сотрудниками МВД России и Ространснадзора. Государственные контролирующие органы, включая МВД России, Ространснадзор и иные органы, проводят проверки на дороге согласно памятке о возможности проверки ЭПД, в том числе при недоступности ГИС ЭПД.

Участнику поставки важно заранее понимать, каким способом водитель сможет предъявить документы, если система окажется недоступной в пути. Это особенно значимо для перевозок, где электронная накладная или экспедиторский документ сопровождают передачу груза между отправителем, перевозчиком, экспедитором и получателем.

Если сбой произошёл у оператора ИС ЭПД

При регламентных работах либо нештатной ситуации оператор ИС ЭПД восстанавливает работоспособность своей системы и в течение двух часов с момента фиксации уведомляет оператора ГИС ЭПД, МВД России и Ространснадзор. Уведомление может передаваться через портал оператора, официальный канал в мессенджере «МАКС», электронную почту, рабочий чат, клиентские приложения, автоинформатор горячей линии и техническое оповещение интеграционных клиентов.

Оператор ИС ЭПД также информирует подключённых контрагентов с момента возникновения сбоя или регламентных работ и до их завершения. Когда система вновь доступна, оператор незамедлительно сообщает контрагентам о восстановлении её работоспособности. По запросу контрагента оператор предоставляет справку в свободной форме, подтверждающую факт нештатной ситуации.

Для логистической службы такая справка может быть полезна как подтверждение того, что оформление или передача сведений были затронуты недоступностью системы. Регламент не устанавливает единый срок восстановления: он фиксирует обязанность оператора провести мероприятия по восстановлению и уведомить участников.

Когда допускается бумажное оформление

Обязательность оформления ЭТрН, ЭЗЗ, ЭГН, ЭТЖН, ЭПЭ, ЭЭР и ЭСР закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Одновременно законодательство предусматривает исключения из обязательного электронного документооборота.

Изъятия урегулированы приказами Минтранса России:

• от 03.04.2026 № 115 — для экспедиторских документов;
• от 18.03.2026 № 102 — для грузовой накладной, предусмотренной статьёй 105 Воздушного кодекса Российской Федерации;
• от 21.11.2025 № 407 — для транспортной железнодорожной накладной;
• от 01.06.2026 № 262 — для транспортной накладной, заказа и заявки по частям 1 и 5 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

При отсутствии интернета порядок действий включает фиксацию факта отсутствия связи, в том числе по заявке клиента, и проверку, подпадает ли ситуация под предусмотренное приказом Минтранса исключение. В такой ситуации допускается оформить перевозочный документ на бумажном носителе. После восстановления связи для оформления других документов необходимо вернуться к электронному формату.

Что проверить участнику перевозки

1. Уточнить у оператора ИС ЭПД, какие каналы оповещения подключены для вашей организации: электронная почта, клиентское приложение, технические уведомления или горячая линия.
2. Определить, кто в цепочке поставки получает и передаёт сообщения о недоступности системы: грузовладелец, экспедитор, перевозчик и водитель.
3. Проверить, каким способом водитель предъявит ЭПД при дорожной проверке: через интегрированное программное обеспечение или в виде бумажной копии со штампом электронной подписи.
4. При отсутствии интернета зафиксировать этот факт и подтвердить наличие исключения, прежде чем переходить к бумажному документу.
5. После завершения сбоя проконтролировать передачу накопленных за период недоступности ЭПД в ГИС ЭПД и получение уведомления о восстановлении работы системы.

Частые вопросы

Что считается нештатной ситуацией при оформлении ЭПД?

К нештатным ситуациям относятся сбои и недоступность сервисов более одного часа, а также недоступность систем в период регламентных работ.

Можно ли продолжать обмен документами, если недоступна ГИС ЭПД?

Да. Операторы ИС ЭПД продолжают обмен ЭПД и сведениями между участниками по действующим порядкам, но временно не направляют документы в ГИС ЭПД. После окончания ситуации накопленные документы направляются в ГИС ЭПД.

Как водитель предъявит электронную накладную при проверке на дороге?

Водитель может предъявить ЭПД через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД, либо представить бумажную копию документа со штампом электронной подписи.

За какой срок оператор должен сообщить о сбое?

Оператор ГИС ЭПД и оператор ИС ЭПД уведомляют о нештатной ситуации в течение двух часов с момента её фиксации.

Можно ли оформить перевозочный документ на бумаге при отсутствии интернета?

Да, если отсутствие доступа к интернету подпадает под исключение, предусмотренное соответствующим приказом Минтранса России. Факт отсутствия связи следует зафиксировать, в том числе по заявке клиента.

Можно ли получить подтверждение, что сбой действительно был?

По запросу контрагента оператор ИС ЭПД предоставляет справку в свободной форме, подтверждающую факт возникновения нештатной ситуации.