С 1 сентября 2026 года участники перевозок переходят на электронный документооборот по правилам Федерального закона от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Однако это не означает, что каждый документ автоперевозки должен существовать только в цифровом виде.
Минтранс России отдельно разъяснил порядок работы с путевыми листами: строгой обязанности оформлять их в электронном формате у перевозчиков нет. Путевой лист можно по-прежнему составлять на бумажном носителе. Для компаний, которые планируют перевозки и рассчитывают административные расходы на документооборот, важно не смешивать правила для путевого листа и транспортной накладной.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Новые требования касаются участников логистических цепочек, задействованных в перевозке грузов наемным транспортом: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. По разъяснению Минтранса России, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, сформированной в электронном виде.
Электронную транспортную накладную, или ЭТрН, по общему правилу составляет грузоотправитель, если договором перевозки груза не установлено иное. Такой порядок связан с подп. «а» п. 2 ст. 4 Федерального закона № 140-ФЗ, ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. № 2200.
Иными словами, при перевозке с привлечением стороннего перевозчика по договору перевозки документ, подтверждающий этот договор, должен быть электронным. Но требование об ЭТрН не отменяет возможность ведения путевого листа на бумаге.
Путевой лист: электронный или бумажный
Путевой лист может оформляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Минтранс России указал, что после 1 сентября 2026 года у перевозчиков не возникает строгой обязанности формировать этот документ электронно.
Если перевозчик все же составляет путевой лист в электронном виде, его направляют в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Основания для оформления путевого листа приведены в ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ и приказе Минтранса России от 28 сентября 2022 г. № 390.
| Документ | Подход с 1 сентября 2026 года | Практический вывод |
|---|---|---|
| Транспортная накладная | При договоре перевозки груза формируется в электронном виде | Нужно предусмотреть оформление ЭТрН в процессе отгрузки и перевозки |
| Путевой лист | Может быть электронным или бумажным | Перевозчик вправе продолжать использовать бумажный формат |
| Электронный путевой лист | Направляется в ГИС ЭПД | При выборе цифрового формата потребуется передача документа в систему |
Когда ЭТрН не требуется
Минтранс России выделил ситуацию с перемещением груза между филиалами одной организации. Электронную транспортную накладную не нужно оформлять, если перевозка выполняется собственным транспортом организации и договор перевозки груза не заключен.
Ситуация меняется при привлечении стороннего перевозчика. Если организация заключает с ним договор перевозки, электронная накладная требуется. Поэтому при планировании внутреннего перемещения товара следует сначала определить, выполняется ли рейс собственным транспортом без договора перевозки либо для него привлекается сторонний перевозчик.
Одна накладная на несколько партий товара
Минтранс России также разъяснил, что отдельную ЭТрН не обязательно создавать на каждую перевозку и каждую партию груза. Одну электронную накладную можно оформить, если партии следуют в одном транспортном средстве и одновременно соблюдаются условия: товар отправляет один грузоотправитель одному грузополучателю, а маршрут идет из одного места погрузки в одно место выгрузки.
Это следует учитывать при подготовке отгрузочных документов и организации рейса. Если условия по отправителю, получателю, месту погрузки или месту выгрузки различаются, приведенное разъяснение о единой накладной не применяется.
Исправления и работа в ГИС ЭПД
ЭТрН допускается исправить по инициативе участника информационного взаимодействия. Исключение составляют сведения, изменение которых прямо не допускается. Следовательно, участникам перевозки нужно проверять данные до оформления документа и учитывать, что возможность корректировки не является безусловной для всех реквизитов.
Одновременно Минтранс России ответил на вопрос о «черновиках» электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД. Формировать такие черновики в системе нельзя: правила обмена ЭПД этого не предусматривают.
Что проверить грузоотправителю, перевозчику и экспедитору
- Определить, заключается ли договор перевозки груза и привлекается ли наемный транспорт.
- Для перевозки со сторонним перевозчиком предусмотреть формирование электронной транспортной накладной.
- Не заменять автоматически путевой лист ЭТрН: это разные документы с разным порядком оформления.
- Выбрать формат путевого листа в рабочем процессе перевозчика: бумажный вариант остается допустимым.
- При электронном путевом листе направлять документ в ГИС ЭПД.
- До отправки ЭТрН проверить сведения, поскольку не все данные могут быть исправлены, а создание черновиков в ГИС ЭПД не предусмотрено.
Для импортера, экспортера или грузовладельца ключевой вопрос при расчете поставки — кто фактически выполняет автоперевозку и на каких договорных условиях. От этого зависит необходимость ЭТрН. Для самого перевозчика переход на электронную транспортную накладную не означает запрета на бумажные путевые листы.
Частые вопросы
Нужно ли с 1 сентября 2026 года оформлять путевой лист только электронно?
Нет. Минтранс России разъяснил, что строгой обязанности формировать путевой лист в электронном виде нет. Его можно составить на бумажном носителе.
Каким должен быть формат транспортной накладной при договоре перевозки?
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, формируемой в электронном виде.
Кто составляет электронную транспортную накладную?
По общему правилу ЭТрН составляет грузоотправитель, если договором перевозки груза не предусмотрено иное.
Нужна ли ЭТрН при перевозке между филиалами одной компании?
Не нужна, если перевозка выполняется собственным транспортом, договор перевозки груза не заключен и груз перемещается между филиалами одной организации.
Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий груза?
Да, если партии перевозятся в одном транспортном средстве от одного грузоотправителя одному грузополучателю, из одного места погрузки в одно место выгрузки.
Можно ли сделать черновик электронного перевозочного документа в ГИС ЭПД?
Нет. По разъяснению Минтранса России, правила обмена ЭПД не предусматривают формирование черновиков в ГИС ЭПД.
Позиция экспертов «Международный Экспедитор»
Команда «Международный Экспедитор» обращает внимание на разделение документов: с 1 сентября 2026 года электронной должна быть транспортная накладная при договоре перевозки груза, но путевой лист разрешено оформлять на бумаге. При подготовке поставки следует заранее определить, используется ли собственный транспорт без договора перевозки или привлекается сторонний перевозчик: от этого зависит необходимость ЭТрН.